Prompt #4

Buku adalah jendela dunia, itulah peribahasa yang sering saya dengar. Dengan buku kita bisa mendapatkan beragam pengetahuan yang belum kita ketahui sehingga wawasan kita akan bertambah. Jadi itulah makna dari peribahasa diatas, dan makna tersebut menggambarkan betapa pentingnya buku karena memberikan banyak pengetahuan kepada kita. Saya merupakan orang yang jarang membaca buku dan itupun akhirnya terjadi pada anak saya. Saya ingin membiasakan dia untuk senang membaca buku, alhamdulillah pada penulisan jurnal prompt ke 4 anak saya diberikan kesempatan untuk memilih buku yang akan dibaca. 

Seperti biasa pukul 06.00 ka Dian sudah mengirimkan link untuk penulisan jurnal pada hari ini tanggal 14 maret 2023 , begitu saya klik link tersebut dan agak berbeda promptnya seperti yang sebelumnya dan setelah saya baca ternyata  wow seru ya !!! anak saya diminta untuk memilih judul  buku yang akan dibacanya. Saya pun tidak langsung memberitahukan kepada dia dan menyuruh untuk memilihnya, dikarenakan waktunya di pagi hari untuk dia berangkat sekolah. Akhirnya saya memutuskan untuk memberitahu dia dan memintanya untuk memilih judul buku setelah dia pulang sekolah. Sepulang dia sekolah setelah dia mencuci tangan, berganti pakaian baru kemudian saya meminta dia untuk memilih judul buku yang akan dia baca dengan saya membuka website perpustakaan pada link yang telah diberikan oleh kak Dian. Saya pun cari -cari judul buku dan menunjukan kepada anak saya mana yang kamu suka dan akan kamu baca. Sebelumnya hampir semua judul buku yang saya sebutkan semuanya mau dia pilih, saya pun bingung dan mengajaknya berbicara, bahwa satu anak hanya boleh memilih 1 buku dan akhirnya dia pun mengerti. 

Kami pun kembali melihat -lihat judul buku di website, anak saya akhirnya memilih buku yang berjudul Dimana Induk Ayam. Walau saya tau dia hanya memilih berdasarkan gambar buku depannya , tetapi dia tampak senang setelah memilih buku tersebut. 

Prompt #3

Anak usia 6th seperti anak saya sudah mulai terlihat kemandiriannya dan dia juga berusaha menunjukan kalau dirinya mulai tumbuh besar, dan mungkin melakukan atau berbicara seputar hal-hal yang orang dewasa kerjakan. Dia sudah mulai bisa mengutarakan pilihannya mana yang dia suka dan mana yang dia tidak suka , kritis, dan ingin diakui (cari perhatian). Dalam beberapa hari terutama dua hari ini emosinya terkadang masih belum bisa stabil, adakalanya dia bisa tantrum atau merengek atau bahkan tidak mau mendengarkan apa yang saya bicarakan. 

Saya sebagai orang tua menyadari kesabaran saya setipis tisu hehehhe... saya sadar bahwa emosi anak saya seperti itu bisa dikarenakan emosi saya pun  tidak stabil, saya kerap kali memarahi dia untuk hal-hal yang menurut saya itu dia lakukan karena dia tidak tahu dan akhirnya dia pun ikut merasakan emosi yang saya keluarkan ( marah, nangis, kesel). Saya berusaha untuk bisa menjaga emosi anak saya dengan cara saya harus bisa mengontrol emosi saya terlebih dahulu, walaupun itu menurut saya agak sulit tetapi saya tetap berusaha untuk itu. Meminta maaf dan mengajaknya berbicara adalah salah satu cara saya juga untuk menjaga emosinya, meminta maaf jika saya sudah memarahi dia dan saya ajak bicara kenpa saya bisa sampai semarah itu dan dia pun mengerti walau dengan menangis sesenggukan dan itu saya ijinkan untuk menangis agar dia bisa merasa lega.

Saya belum bisa menjadi ibu yang begitu sabar, tetapi saya sedang berusaha dan belajar untuk bisa memahami emosi anak saya, saya ingin kedepannya saya bisa mengelola emosi saya dan mendahulukan komunikasi dengan anak agar kita mengetahui apa yang dia rasakan.

 

Prompt #2

Hari Sabtu dan Minggu adalah hari yang kami tunggu - tunggu, selain bisa berkumpul dengan keluarga akhir pekan pun merupakan healing bagi kami setelah senin sampai jumat penuh dengan kegiatan dan aktifitas yang harus kami jalani. Tidak banyak yang kami lakukan di akhir pekan hanya berkeliling Jakarta atau ke Sentul dan sekitarnya, hanya untuk mencari kopi dan suasana alam untuk anak kami bermain. Jika akhir pekan sudah selesai kami pun bersiap-siap untuk meyambut hari esok yaitu hari Senin, dimana semua aktifitas kembali normal seperti biasa. Kegiatan yang saya lakukan untuk menyambut hari Senin sama seperti ibu rumah tangga pada umumnya, malam harinya saya menyiapkan seragam anak saya, kalau untuk papanya anak-anak biasanya dia menyipakan sendiri baju yang akan dipakainya besok, kalau saya yang menyiapkan takut tidak sesuai. Selain itu saya mulai memikirkan menu apa yang akan dibawa anak saya dan suami serta menu apa yang akan saya masak besok, dan tak lupa saya pun mengecek jadwal sekolah anak saya yang sudah dikirimkan oleh kaka untuk seminggu kedepan, dan biasanya saya meminta anak - anak untuk tidur lebih awal.

Suasana Senin pagi di keluarga kami sama saja seperti keluarga - keluarga lainnya, diawali dengan saya dan ibu saya bangun terlebih dahulu untuk menyiapkan air hangat yang akan dipakai mandi anak- anak saya, kemudian ibu saya pergi berbelanja dan saya mencuci piring. Sepulang ibu saya berbelannja, saya mulai meracik bumbu dan bahan-bahan yang akan kita msak untuk dibawa bekal oleh suami dan anak.

Suasana pagi kami alhamdulillah selalu berjalan lancar, hanya saja ada sedikit drama -drama yang dilakukan oleh anak kami, mulai dari diminta untuk segera bangun dan mandi selalu saja merengek dengan alasan masih mengantuk. 

Walaupun kami merasa Senin pagi kami masih bisa berjalan lancar dan belum terlalu banyak drama-drama di pagi hari , tetapi ada bebarapa hal yang  mungkin harus diperbaiki yaitu management waktu. 

Prompt # 1

Sebelum kami memasukan anak kami ke sekolah, sejak awal kami ingin anak kami bersekolah di sekolah karakter, karena kami berpikir sekolah karakter itu adalah sekolah yang menurut kami tidak seperti sekolah - sekolah pada umumnya. Sekolah yang mempunyai kurikulum dan pembelajaran yang menarik, selain itu melihat hasil psikotes anak kami bahwa anak kami belum siap untuk memasuki jenjang sekolah SD walau usianya sudah sangat cukup. Hasil psikotes anak kami menyatakan bahwa anak kami masih kurang dalam pemahaman, komunikasi dan itupun kami rasakan dalam kehidupan sehari - hari, bagaimana dia mencoba menjelaskan atau menceritakan sesuatu atau kejadian dan bagaimana cara dia menyampaikan pesan belum sepenuhnya tertata dan runut. 

Sebelumnya anak kami bersekolah di TK karakter di daerah Cinere dan kami melihat perkembangannya yang menurut kami menjadi lebih baik, akhirnya kami pun sepakat untuk meneruskan sekolah karakter untuk jenjang SD nanti. Guru TKnya pun menyarankan kami untuk tidak memasukan anak kami ke sekolah - sekolah umum, dan akhirnya kami mencoba untuk mencari - cari sekolah karakter melalui internet dan memang tidak banyak sekolah karakter yang dekat dengan rumah tinggal kami. Setelah lama kami mencari scrool kebawah dan alhamdulillah kami menemukan sekolah "Tetum Bunaya" yang berada di daerah M. Kafhi dan menurut kami masih bisa kami jangkau. Awalnya kami mencoba bertanya melalui media sosial yaitu Instagram dan kami diberikan no WA ibu Tisna, kemudian saya WA beliau untuk menanyakan biaya masuk Tetum Bunaya, dan beliau menyarankan kami untuk  datang dan berkunjung saja ke Tetum Bunaya, kami pun mencari waktu untuk bisa datang. Akhirnya  kami datang dan bertemu dengan ibu Tisna, beliau sangat ramah dan santun. Kemudian beliau mulai menjelaskan semua tentang sekolah Tetum Bunaya, baik kurikulumnya, biaya dan semua kegiatan di sekolah Tetum Bunaya. Kemudian saya dan suami diajak oleh beliau untuk berkeliling sekolah, dan hanya di area outdoor. Kemudian beliau menyampaikan bahwa semua kelas disini menggunakan  nama -  nama planet, wow !!! baru mengetahui nama-nama kelasnya saja sudah menarik ya...!!! apalagi jika anak saya bersekolah disini, dan sayangnya pada saat itu kami tidak membawa dia dikarenakan dia sedang bersekolah. Setelah kami melihat lihat kelas dari luar kami lanjut ke sebuah halaman yang luas dan asri, bu Tisna pun mejelaskan kepada kami bahwa halaman tersebut untuk kegiatan olah raga dan upacara anak-anak. Setelah kami puas berkeliling kamipun berpamitan untuk pulang, sebelum kami pulang bu Tisna meminta agar kita datang kembali dengan membawa anak kami untuk melihat-lihat apakah dia suka dengan sekolah Tetum Bunaya. 

Akhirnya kami pun mengatur jadwal untuk bisa datang ke Tetum Bunaya dan bu Tisna meminta kita untuk bertemu dengan Kak Titis selaku kepala sekolah. Akhirnya kami pun bertemu dengan kak Titis, beliau sangat ramah dan santun. Kak Titis langsung berinteraksi dengan anak kami, beliau menanyakan kepada anak kami siapa namanya ?, bersekolah dimana?, hobinya apa?, nama adik dan perihal kegiatan sehari hari anak kami. Saya melihat keakraban kak Titis dengan anak kami, anak kami pun dengan nyaman menjawab pertanyaan - pertanayaan yang diberikan oleh kak Titis. Kak Titis pun kembali menjelaskan program MOTyB di Tetum Bunaya yang sebelum nya telah dijelaskan oleh bu Tisna. Setelah sesi ngobrol dan bertanya, kemudian kak Titis mengajak kami untuk berkeliling melihat - lihat keadaan di dalam kelas. Kami pun langsung menuju ke kelas 1 dengan nama ( saya lupa nama kelasnya) , kami diberikan kesempatan untuk melihat keadaan di dalam kelas, kebetulan pas di jam makan siang dan kami pun melihat murid - murid satu persatu mengambil makanannya sendiri-sendiri. Sebelumnya bu Tisna dan kak Titis menjelaskan kepada kami bahwa di Tetum Bunaya disediakan chatering dan semua murid diwajibkan untuk menggunakan chatering, guna untuk keseragaman dan kemandirian siswa siswi serta mengajarkan tanggung jawab terhadap makanan yang  sudah diambilnya. 

Anak kami pun dipersilahhkan masuk ke dalam kelas untuk berkenalan dengan teman - teman kelas 1 dan mereka pun menyambut baik anak saya, setelah kami melihat kegiatan siswa siswi kelas satu kemudian kak Titis mengajak kami menuju ke perpustakan. Perpustakan memang berada di luar lingkungan sekolah dan kami harus berjalan keluar sedikit menuju perpustakaan, didalam perpustakaan kami diperkenalkan kepada kaka penjaga perpustakan, namun maaf saya lupa siapa nama kaka tersebut. kak titis langsung menawarkan berbagai macam buku untuk anak kami pilih dan baca, akhirnya anak kami memilih buku berjudul "Litte Pony" disitu kak Titis pun berinteraksi dengan menanyakaan siapakah nama-nama little pony yang ada di buku tersebut. Perpustakaan yang nyaman dan homey membuat kami dan anak kami betah sampai lupa kalau kami sudah lumayan agak lama berada di perpustakaan, kami pun berpamitan pulang dengan kak Titis.

Kesan  pertama kali saya datang ke Tetum Bunaya adalah "homey" sekolah dengan desain bangunan rumah tinggal yang asri dan bersih serta berada di dalam komplek perumahan dan jauh dari keramaian, sehingga membuat sekolah ini sangat aman bagi anak-anak. Saya pun terkesan dengan setiap ruangan kelas yang tidak dilengkapi dengan fasilitas  AC dengan alasan karena anak2 sudah seharian di rumah dengan AC dan disinilah mereka bisa menikmati udara sejuk tanpa adanya AC. Selain baik untuk kesehatan anak- anak juga mengenalkan mereka dengan lingkungan, selain itu saya sangat setuju dengan panggilan dari siswa siswi terhadap para pengajarnya yaitu dengan sebutan "Kaka" itu membuat mereka nyaman dan tidak canggung atau tidak ada batasan disaat mereka ingin sharing. Panggilan Kaka terhadap pengajar pun dilakukan di sekolah TK tempat anak kami belajar dan bermain. Kami sempat kagum dengan Tetum Bunaya karena dimana mana setiap sekolah jika penerimaan siswa baru, maka para calon siswa siswinya lah yang akan dilakukan seleksi atau biasa kita kenal dengan istilah psikotes,namun sangat berbeda sekali dengan sekolah ini, justru yang harus diseleksi adalah calon orang tua siswa siswinya dengan progam MOTyB kami diharuskan membuat jurnal selama 10 hari. Progam ini guna untuk melihat apakah visi misi sekolah sama dengan visi misi orang tua siswa, dan saya pun terkesan karena di sekolah ini menerima siswa yang berkebutuhan khusus dan tidak ada pembedaan kelas , melainkan digabung dengan kelas siswa lainnya. Sangat bagus sekali karena kita bisa mengajarkan kepada anak - anak kita tentang kasih sayang terhadap sesama.

Kami sangat berharap jika  anak kami bisa bergabung di sekolah Tetum Bunaya, karena kami merasa bahwa di sekolah inilah anak kami dapat menuntut ilmu dengan nyaman, penuh kasih sayang dan mengajarkan akan kemandirian. Kami ingin anak kami tumbuh menjadi pribadi yang memiliki karakter dan beradab.

TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT

A.    Pengertian Sekretaris

Menurut Woworuntu (1991:58) bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut.

1.      Secretum yang mempunyai arti rahasia.

2.       Secretarium atau secretarius yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia.

3.      Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris.

4.      Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata secretary yang berarti sekretaris.

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan pengertian pada seorang penulis novel dan penulis sejarah.

Pengertian sekretaris yang mempunyai arti sama dengan penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut.

1.      Menurut M. Braum dan Ramon, ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjian-perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan mengenai kewajiban lainnya.

2.      Menut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.

3.      Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannnya.

B.     Bidang Kerja Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti yang luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan seketaris tersebut, tugas seorang sekretaris pribadi tentunya lebih sedikit dibandingkan dengan tugas seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manager. Tugas seorang sekretaris eksekutif atau manajer tentunya sangat luas karena sekretaris eksekutif atau manajer memiliki bawahan yang banyaknya sesuai dengan besar dan kecilnya suatu organisasi ataupun lembaga.

Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menerima dikte pimpinan.

2.      Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).

3.      Meyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.

4.      Menerima tamu-tamu pimpinan.

5.      Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.

6.      Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.

7.      Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.

8.      Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.

9.      Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.

10.  Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Disamping mempunyai tugas, sekretaris pun mempunyai peran yang sama yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan juga dengan klien perusahan, karyawan, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Secara garis besar, beberapa peran umum yang harus dijalani oleh sekretaris sebagai berikut.

a.       Sekretaris sebagai Duta

Sebagai duta, seorang sekretaris bertindak sebagai wakil perusahaan. Dengan begitu, penampilan dan sikap seorang seketaris harus baik dan profesional, baik dalam berhubungan dengan klien perusahaan maupun dengan masyarakat umum yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan.

b.      Sekretaris sebagai Pintu Gerbang

Sebagai pintu gerbang, sekretaris berfungsi salah satunya sebagai penerima tamu. Untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan.

Dengan begitu, sebagai pintu gerbang, sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, sekretaris harus bisa memanajemen dengan baik pertemuan klien dengan pimpinan.

c.       Sekretaris sebagai Ibu Rumah Tangga Perusahaan

Sebagai ibu rumah tangga perusahaan, seorang sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, mengatur tata letak ruangan kantor menjadi nyaman layaknya di rumah sendiri, sehingga pimpinan, karyawan, tamu, atau relasi yang berkunjung merasa betah.

d.      Sekretaris sebagai Humas

Sebagai humas, seorang sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telepon, maupun melalui media lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya.

Selain tugas dasar diatas, seorang sekretaris juga berperan terhadap pimpinan dan terhadap bawahan atau karyawan. Terhadap pimpinan, seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut.

1.      Sumber dan filter informasi bagi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya.

2.      Asisten atau tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan, dari urusan administrasi sampai urusan human relation.

3.      Perantara bagi pihak-pihak luar yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

4.      Sumber alternatif pemikiran bagi pimpinan dalam hal pemunculan ide-ide.

5.      Secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan ang berkaitan dengan perusahaan.

6.      Sebagai mediator pimpinan dengan bawahan.

Sementara itu, terhadap bawahan atau karyawan, seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut.

1.      Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

2.      Sebagai mediator antara bawahan dan pimpinan.

3.      Membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

4.      Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

Oleh karena itu, sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor.

C.    Sekretaris dalam Rapat

Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dan stafnya, dapat juga antara pimpinan dengan pimpinan lain baik internal maupun external. Dalam rapat diperlukan seketaris yang terampil, yang mampu membuat ringkasan rapat yang biasa dikenal notulen.

Sebelum mengelola rapat, seorang sekretaris harus mengatahui unsur-unsur yang yang harus ada dalam sebuah rapat. Secara umum, sebuah rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yaitu why (mengapa rapat diselenggarakan), what (apa agenda atau materi yang akan dibahas dalam rapat), who (siapa peserta rapat,menyangkut penentuan orang yang akan diundang sesuai dengan materi rapat), where (dimana rapat akan diselenggarakan), when (kapan rapat akan diselenggarakan) dan how (bagaimana rapat akan diselenggarakan, formal atau nonformal, terbuka atau tertutup). Pengetahuan tentang 5W + 1H dalam pengelolaan rapat ini penting untuk mempermudah sekretaris saat harus merancang dan   mengelola rapat. Bisa dikatakan 5W + 1H merupakan formula dasar sebuah acara rapat.

Peran sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat penting, persiapan yang dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya rapat. Tahap persiapan meliputi, sebelum rapat, selama rapat, dan sesudah rapat.

1.      Tahap sebelum Rapat

Persiapan yang harus dilakukan seorang sekretaris sebelum rapat sebagai berikut.

a.       Surat undangan rapat

Surat undangan perlu disiapkan sebaik-baiknya. Dalam undangan perlu dicantumkan: tanggal, hari, jam dan acara rapat.

Dalam hal ini kita harus bisa membedakan cara pembuatan surat undangan rapat resmi dan tidak resmi.

·         Undangan rapat resmi

Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan dan dihormati.

·         Undangan rapat tidak resmi

Karena rapat ini sifatnya rutin, maka undangannya cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga kita cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat.

b.      Agenda atau acara rapat

Agenda rapat dibuat dan disusun oleh sekretaris setelah berkonsultasi dengan pimpinan rapat. Agenda rapat biasanya berisi.

·         Masalah-masalah yang akan dibahas

·         Membahas hasil rapat sebelumnya apakah sudah ditindaklanjuti

c.       Bahan rapat

Bahan rapat juga merupakan salah satu komponen rapat yang sangat diperhatikan dalam persiapannya, yaitu :

·         Hasil rapat yang lalu

·         Hasil kertas kerja yang akan dibahas

d.      Daftar hadir

Daftar hadir perlu dipersiapkan, untuk rapat resmi daftar hadir dalam bentuk buku tamu. Sedangkan untuk rapat tidak resmi daftar hadir ukup hanya dengan lembaran kertas biasa.

e.       Persiapan ruangan

Ruang dalam rapat resmi merupakan hal yang sangat menentukan kelancaran rapat. Ruang rapat resmi biasanya memakai ruang yang besar dan lengkap dengan segala perlengkapannya sesuai dengan kepentingannya.

Ruang rapat tidak resmi biasanya diselenggarakan di kantor saja yang juga memiliki ruang rapat.

f.       Tempat duduk

Tempat duduk harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat. Tempatkan pimpinan rapat ditempat yang semua peserta bisa berkomunikasi dengan mudah dan tempatkan notulis dekat dengan pimpinan rapat, jika diperlukan dapat berkomunikasi dengan mudah.

Maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk yaitu.

·         Berbentuk setengah lingkaran

·         Berbentuk lingkaran

·         Berbentuk tapal kuda

·         Berbentuk kelas

·         Berbentuk empet persegi panjang

g.      Peralatan rapat

Peralatan rapat yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan rapat, agar rapat berjalan dengan baik.

·         Note book dan LCD

·         Flip chart dan kertasnya

·         Pengeras suara

·         Tape recorder bila akan merekam jalannya rapat, kamera, video

·         Alat-alat tulis (kertas,notes,marker)

2.      Tugas sekretaris selama rapat

Selama rapat sekretaris mempunyai tugas antra lain.

a.       Membuat catatan

Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara, maka sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat  hasil kesepakatan.

b.      Membuat notulen

Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika tidak ada, sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami prinsip dasar tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang diperlukan seorang notulen untuk membuat notula diantaranya:

·         Judul rapat.

·         Tanggal, aktudan tempat rapat

·         Daftar nama peserta rapat

·         Catatan atau isi rapat

3.      Tugas sekretaris setelah rapat

Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:

a.       Pengiriman notulen

Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena notulen sangat penting untuk tindak lanjut

b.      Ucapan terima kasih

Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.

Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu membuat ucapan terima kasih.

D.    Pembahasan

Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi dokumen, seperti surat menyurat. Selain itu pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu piminan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugaasnya secara efektif dan efisien. Seorang sekretaris harus bisa menjaga rahasia pimpinan maupun perusahaan tempat dia bekerja, oleh karena itu pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang mudah. Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan kurang baik. Secara umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan.

E.     Kesimpulan

Dari beberapa definisi di atas, jelas bahwa sekretaris bukan sekedar pembantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointement), adminstrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.

DAFTAR PUSTAKA

Drs. Saiman, M.Si, Manajemen Sekretaris, Jakarta: Ghalia Indonesia

Nani Nuraeni, S.Sos Panduan Menjadi sekretaris profesional, Jakarta: Transmedia Pustaka

Silviana, S.I.Kom Pengelolaan Pertemuan, Perjalanan dan Hotel

TUGAS-TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT

Nama               : Nindi Irnayani

NIM                : 201130007

Mata Kuliah    : B. Indonesia

Kelas               : D3-Regular/2011