A. Pengertian Sekretaris
Menurut Woworuntu (1991:58) bahwa kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatur dari bahasa latin, yaitu sebagai berikut.
1. Secretum yang mempunyai arti rahasia.
2. Secretarium atau secretarius yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia.
3. Sedangkan dari bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris.
4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata secretary yang berarti sekretaris.
Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan pengertian pada seorang penulis novel dan penulis sejarah.
Pengertian sekretaris yang mempunyai arti sama dengan penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut.
1. Menurut M. Braum dan Ramon, ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjian-perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan mengenai kewajiban lainnya.
2. Menut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannnya.
B. Bidang Kerja Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti yang luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan seketaris tersebut, tugas seorang sekretaris pribadi tentunya lebih sedikit dibandingkan dengan tugas seorang sekretaris eksekutif atau sekretaris manager. Tugas seorang sekretaris eksekutif atau manajer tentunya sangat luas karena sekretaris eksekutif atau manajer memiliki bawahan yang banyaknya sesuai dengan besar dan kecilnya suatu organisasi ataupun lembaga.
Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi).
3. Meyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Disamping mempunyai tugas, sekretaris pun mempunyai peran yang sama yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan juga dengan klien perusahan, karyawan, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Secara garis besar, beberapa peran umum yang harus dijalani oleh sekretaris sebagai berikut.
a. Sekretaris sebagai Duta
Sebagai duta, seorang sekretaris bertindak sebagai wakil perusahaan. Dengan begitu, penampilan dan sikap seorang seketaris harus baik dan profesional, baik dalam berhubungan dengan klien perusahaan maupun dengan masyarakat umum yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan.
b. Sekretaris sebagai Pintu Gerbang
Sebagai pintu gerbang, sekretaris berfungsi salah satunya sebagai penerima tamu. Untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan.
Dengan begitu, sebagai pintu gerbang, sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, sekretaris harus bisa memanajemen dengan baik pertemuan klien dengan pimpinan.
c. Sekretaris sebagai Ibu Rumah Tangga Perusahaan
Sebagai ibu rumah tangga perusahaan, seorang sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, mengatur tata letak ruangan kantor menjadi nyaman layaknya di rumah sendiri, sehingga pimpinan, karyawan, tamu, atau relasi yang berkunjung merasa betah.
d. Sekretaris sebagai Humas
Sebagai humas, seorang sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telepon, maupun melalui media lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya.
Selain tugas dasar diatas, seorang sekretaris juga berperan terhadap pimpinan dan terhadap bawahan atau karyawan. Terhadap pimpinan, seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut.
1. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawabnya.
2. Asisten atau tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan, dari urusan administrasi sampai urusan human relation.
3. Perantara bagi pihak-pihak luar yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Sumber alternatif pemikiran bagi pimpinan dalam hal pemunculan ide-ide.
5. Secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan ang berkaitan dengan perusahaan.
6. Sebagai mediator pimpinan dengan bawahan.
Sementara itu, terhadap bawahan atau karyawan, seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut.
1. Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
2. Sebagai mediator antara bawahan dan pimpinan.
3. Membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
4. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Oleh karena itu, sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan. Pentingnya peranan sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi, lembaga atau pun kantor.
C. Sekretaris dalam Rapat
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dan stafnya, dapat juga antara pimpinan dengan pimpinan lain baik internal maupun external. Dalam rapat diperlukan seketaris yang terampil, yang mampu membuat ringkasan rapat yang biasa dikenal notulen.
Sebelum mengelola rapat, seorang sekretaris harus mengatahui unsur-unsur yang yang harus ada dalam sebuah rapat. Secara umum, sebuah rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yaitu why (mengapa rapat diselenggarakan), what (apa agenda atau materi yang akan dibahas dalam rapat), who (siapa peserta rapat,menyangkut penentuan orang yang akan diundang sesuai dengan materi rapat), where (dimana rapat akan diselenggarakan), when (kapan rapat akan diselenggarakan) dan how (bagaimana rapat akan diselenggarakan, formal atau nonformal, terbuka atau tertutup). Pengetahuan tentang 5W + 1H dalam pengelolaan rapat ini penting untuk mempermudah sekretaris saat harus merancang dan mengelola rapat. Bisa dikatakan 5W + 1H merupakan formula dasar sebuah acara rapat.
Peran sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat penting, persiapan yang dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya rapat. Tahap persiapan meliputi, sebelum rapat, selama rapat, dan sesudah rapat.
1. Tahap sebelum Rapat
Persiapan yang harus dilakukan seorang sekretaris sebelum rapat sebagai berikut.
a. Surat undangan rapat
Surat undangan perlu disiapkan sebaik-baiknya. Dalam undangan perlu dicantumkan: tanggal, hari, jam dan acara rapat.
Dalam hal ini kita harus bisa membedakan cara pembuatan surat undangan rapat resmi dan tidak resmi.
· Undangan rapat resmi
Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan dan dihormati.
· Undangan rapat tidak resmi
Karena rapat ini sifatnya rutin, maka undangannya cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga kita cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat.
b. Agenda atau acara rapat
Agenda rapat dibuat dan disusun oleh sekretaris setelah berkonsultasi dengan pimpinan rapat. Agenda rapat biasanya berisi.
· Masalah-masalah yang akan dibahas
· Membahas hasil rapat sebelumnya apakah sudah ditindaklanjuti
c. Bahan rapat
Bahan rapat juga merupakan salah satu komponen rapat yang sangat diperhatikan dalam persiapannya, yaitu :
· Hasil rapat yang lalu
· Hasil kertas kerja yang akan dibahas
d. Daftar hadir
Daftar hadir perlu dipersiapkan, untuk rapat resmi daftar hadir dalam bentuk buku tamu. Sedangkan untuk rapat tidak resmi daftar hadir ukup hanya dengan lembaran kertas biasa.
e. Persiapan ruangan
Ruang dalam rapat resmi merupakan hal yang sangat menentukan kelancaran rapat. Ruang rapat resmi biasanya memakai ruang yang besar dan lengkap dengan segala perlengkapannya sesuai dengan kepentingannya.
Ruang rapat tidak resmi biasanya diselenggarakan di kantor saja yang juga memiliki ruang rapat.
f. Tempat duduk
Tempat duduk harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat. Tempatkan pimpinan rapat ditempat yang semua peserta bisa berkomunikasi dengan mudah dan tempatkan notulis dekat dengan pimpinan rapat, jika diperlukan dapat berkomunikasi dengan mudah.
Maka perlu diperhatikan pengaturan tempat duduk yaitu.
· Berbentuk setengah lingkaran
· Berbentuk lingkaran
· Berbentuk tapal kuda
· Berbentuk kelas
· Berbentuk empet persegi panjang
g. Peralatan rapat
Peralatan rapat yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan rapat, agar rapat berjalan dengan baik.
· Note book dan LCD
· Flip chart dan kertasnya
· Pengeras suara
· Tape recorder bila akan merekam jalannya rapat, kamera, video
· Alat-alat tulis (kertas,notes,marker)
2. Tugas sekretaris selama rapat
Selama rapat sekretaris mempunyai tugas antra lain.
a. Membuat catatan
Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara, maka sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat hasil kesepakatan.
b. Membuat notulen
Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika tidak ada, sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami prinsip dasar tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang diperlukan seorang notulen untuk membuat notula diantaranya:
· Judul rapat.
· Tanggal, aktudan tempat rapat
· Daftar nama peserta rapat
· Catatan atau isi rapat
3. Tugas sekretaris setelah rapat
Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:
a. Pengiriman notulen
Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena notulen sangat penting untuk tindak lanjut
b. Ucapan terima kasih
Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.
Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu membuat ucapan terima kasih.
D. Pembahasan
Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi dokumen, seperti surat menyurat. Selain itu pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu piminan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugaasnya secara efektif dan efisien. Seorang sekretaris harus bisa menjaga rahasia pimpinan maupun perusahaan tempat dia bekerja, oleh karena itu pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang mudah. Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan kurang baik. Secara umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan.
E. Kesimpulan
Dari beberapa definisi di atas, jelas bahwa sekretaris bukan sekedar pembantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointement), adminstrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.
DAFTAR PUSTAKA
Drs. Saiman, M.Si, Manajemen Sekretaris, Jakarta: Ghalia Indonesia
Nani Nuraeni, S.Sos Panduan Menjadi sekretaris profesional, Jakarta: Transmedia Pustaka
Silviana, S.I.Kom Pengelolaan Pertemuan, Perjalanan dan Hotel
TUGAS-TUGAS SEKRETARIS DALAM RAPAT
Nama : Nindi Irnayani
NIM : 201130007
Mata Kuliah : B. Indonesia
Kelas : D3-Regular/2011
